I. Nghỉ phép là gì?
Nghỉ phép, trong pháp luật còn được gọi là “nghỉ phép đặc biệt có lương”. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn Lao động (gọi tắt là Luật Lao động), tùy vào thâm niên làm việc của người lao động, chủ sử dụng lao động phải cung cấp số ngày nghỉ có lương tương ứng[1].
1. Nghỉ phép có mấy ngày? Có thể xin nghỉ nửa ngày không?
Kể từ ngày người lao động được tuyển dụng, sau khi làm việc liên tục cho cùng một chủ sử dụng lao động hoặc đơn vị kinh doanh trong 6 tháng, người lao động có 3 ngày nghỉ phép đặc biệt theo quy định, làm đủ 1 năm có 7 ngày, đủ 2 năm có 10 ngày, đủ 3 năm có 14 ngày, đủ 5 năm có 15 ngày, đủ 10 năm thì mỗi năm được thêm 1 ngày, tối đa 25 năm làm việc có thể tăng lên đến 30 ngày, đây là mức giới hạn của ngày nghỉ đặc biệt[2]. Người lao động có thể sử dụng hệ thống tính toán số ngày nghỉ đặc biệt của Bộ Lao động để ước lượng số ngày nghỉ phép của mình.
Tuy nhiên, Luật Lao động chỉ quy định số ngày nghỉ phép, còn nếu người lao động muốn chia ngày nghỉ thành nửa ngày hoặc tính theo giờ thì luật pháp không quy định chi tiết. Điều này có thể thực hiện nếu hai bên thỏa thuận[3].
2. Người lao động bán thời gian cũng có ngày nghỉ tính theo tỷ lệ giờ làm việc
Ngoài lao động chính thức, các lao động làm việc bán thời gian, sinh viên thực tập, lao động theo giờ cũng có quyền nghỉ phép đặc biệt! Dù thời gian làm việc của người lao động bán thời gian ít hơn so với người lao động chính thức, sau khi làm việc liên tục 6 tháng từ ngày tuyển dụng, chủ sử dụng lao động cũng phải cấp ngày nghỉ phép đặc biệt cho người lao động bán thời gian, tuy nhiên có thể tính theo tỷ lệ giờ làm việc[4].
Ví dụ, sinh viên thực tập A làm việc khoảng 20 giờ mỗi tuần, sau 6 tháng làm việc tổng cộng 522 giờ, trong khi lao động chính thức làm việc trong 6 tháng bình thường là 1,044 giờ[5], thời gian làm việc của sinh viên thực tập là 1/2 so với lao động chính thức. Do đó, công ty phải cấp cho sinh viên A 1,5 ngày nghỉ phép đặc biệt (3 ngày của lao động chính thức × 1/2). Đối với phần lẻ 0,5 ngày, hai bên có thể thỏa thuận nhưng không được ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
II. Cách sắp xếp nghỉ phép đặc biệt (xem Hình 1)
Về việc sắp xếp nghỉ phép, Luật Lao động quy định rằng người lao động có quyền quyết định, nhưng chủ sử dụng lao động có thể điều chỉnh dựa trên nhu cầu cấp bách của doanh nghiệp hoặc hoàn cảnh cá nhân của người lao động thông qua thỏa thuận giữa hai bên[6]. Quy định thì đơn giản, nhưng trong thực tế có rất nhiều chi tiết và vấn đề cần xem xét, dưới đây là một số tình huống:
1. Công ty có thể yêu cầu người lao động nộp đơn nghỉ phép đặc biệt trước không?
Về nguyên tắc, nghỉ phép đặc biệt cần được đăng ký trước, không đăng ký nghỉ phép mà không có mặt sẽ tính là vắng mặt. Nếu người lao động không có mặt vì sự cố khẩn cấp hoặc đột xuất và đăng ký nghỉ phép bổ sung sau đó, chủ sử dụng lao động đồng ý thì không có vấn đề gì; nhưng nếu chủ sử dụng lao động không đồng ý, người lao động cũng không có quyền yêu cầu bổ sung phép sau để thay thế cho ngày đó, vẫn sẽ tính là vắng mặt[7]. Nếu vắng mặt không lý do hợp lý trong 3 ngày liên tiếp, chủ sử dụng lao động có quyền chấm dứt hợp đồng hợp pháp[8].
Về thời hạn nộp đơn nghỉ phép đặc biệt trước bao lâu, pháp luật không quy định cụ thể, nhưng công ty có thể quy định trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty về khoảng thời gian hợp lý để đăng ký trước[9]. Điều này giúp chủ sử dụng lao động có thể sắp xếp nhân sự, ứng phó trước, và quy định này không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, quy định của nội quy công ty phải hợp lý, nếu quy định tất cả ngày nghỉ sẽ do chủ sử dụng lao động quyết định nếu không thỏa thuận được thì sẽ không hợp pháp[10].
Nếu người lao động không nộp đơn trước theo quy định của hợp đồng hoặc nội quy, Bộ Lao động cho rằng chủ sử dụng lao động chỉ có thể dựa vào nhu cầu cấp bách của doanh nghiệp để thỏa thuận điều chỉnh với người lao động. Nếu người lao động không đồng ý, vẫn phải cho người lao động nghỉ phép theo quy định[11]. Tuy nhiên, có tòa án cũng nhấn mạnh rằng nếu người lao động chỉ nộp đơn vài giờ trước, điều này có thể xem là lạm dụng quyền lợi, và chủ sử dụng lao động có quyền từ chối, ví dụ trường hợp tiếp viên hàng không xin nghỉ phép chỉ vài giờ trước chuyến bay[12].
(2) Người lao động có cần sự đồng ý của công ty khi đăng ký ngày nghỉ đặc biệt không?
Theo Luật Lao động, ngày nghỉ đặc biệt sẽ do người lao động tự quyết định [13]. Nếu người sử dụng lao động yêu cầu nhân viên phải lập lịch toàn bộ các ngày nghỉ đặc biệt của năm ngay từ đầu năm, hoặc tự động sắp xếp ngày nghỉ của nhân viên vào một ngày cố định (chẳng hạn như bắt buộc vào ngày làm bù hoặc ngày du lịch công ty [14]…), điều này là vi phạm pháp luật [15].
Vậy nhân viên có cần sự đồng ý của công ty để xin nghỉ đặc biệt không? Một số phán quyết của tòa án cho rằng khi người lao động đề xuất ngày nghỉ với người sử dụng lao động, quyết định đó đã có hiệu lực mà không cần sự đồng ý của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động chỉ có thể yêu cầu nhân viên thỏa thuận lại trong trường hợp có nhu cầu cấp bách về kinh doanh [16]. Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận, người lao động vẫn có quyền nghỉ theo kế hoạch đã đề ra.
Tuy nhiên, cũng có phán quyết cho rằng, mặc dù ngày nghỉ đặc biệt do người lao động đề xuất, nhưng vẫn cần trao đổi với người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động có lý do chính đáng, chẳng hạn như yêu cầu kinh doanh cấp bách, hoặc ngày nghỉ đặc biệt của người lao động gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, thì người sử dụng lao động có quyền từ chối (chi tiết xem ở phần sau) [17]. Ngược lại, nếu người sử dụng lao động không có lý do chính đáng mà yêu cầu nhân viên nộp bằng chứng xin nghỉ, hoặc giải thích lý do nghỉ để gây khó khăn, thì đó là hành vi vi phạm pháp luật.
Tóm lại, người lao động về nguyên tắc có thể tự quyết định ngày nghỉ đặc biệt, các trường hợp gây tranh cãi chỉ xảy ra khi người sử dụng lao động gặp nhu cầu kinh doanh cấp bách.
(3) Người lao động có bị hạn chế nào khi xin nghỉ đặc biệt không? Người sử dụng lao động nên xử lý như thế nào?
Như đã đề cập ở phần trước, một số phán quyết cho phép người sử dụng lao động yêu cầu người lao động làm việc và từ chối đơn xin nghỉ đặc biệt nếu có nhu cầu kinh doanh cấp bách, và ngày nghỉ của người lao động gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty. Tuy nhiên, việc sắp xếp ngày nghỉ đặc biệt của người lao động không phải là hoàn toàn không có giới hạn; người sử dụng lao động có thể yêu cầu thỏa thuận với người lao động trong những trường hợp sau và thậm chí đình chỉ kỳ nghỉ của người lao động:
(a) Nhu cầu cấp bách về kinh doanh
Theo phán quyết của Tòa Hành chính Tối cao, người sử dụng lao động phải đáp ứng các điều kiện sau đây để có quyền yêu cầu người lao động thay đổi lịch nghỉ đặc biệt và yêu cầu họ đi làm [18]:
- Nhu cầu cấp bách về kinh doanh Người sử dụng lao động phải chứng minh rằng ngày nghỉ đặc biệt của người lao động sẽ gây ra nhu cầu kinh doanh cấp bách để có thể yêu cầu điều chỉnh ngày nghỉ với người lao động.
- Đã thỏa thuận điều chỉnh với người lao động Ngay cả khi có nhu cầu kinh doanh cấp bách, người sử dụng lao động không thể đơn phương từ chối đơn xin nghỉ đặc biệt của người lao động mà phải tiến hành thỏa thuận trước. Ngay cả khi người lao động không đồng ý hợp tác (bởi người lao động không bắt buộc phải theo yêu cầu của công ty để điều chỉnh), người sử dụng lao động vẫn phải đưa ra phương án thỏa thuận hợp lý để thực hiện nghĩa vụ thỏa thuận điều chỉnh [19].
- Ngày nghỉ của người lao động gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty, dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng và sự mất cân bằng rõ ràng Đây là một sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và thiệt hại về hoạt động của người sử dụng lao động. Khi kỳ nghỉ của người lao động gây thiệt hại lớn cho người sử dụng lao động, có thể yêu cầu người lao động thay đổi lịch nghỉ.Trong từng trường hợp cụ thể, có thể xem xét tình trạng sức khỏe cá nhân của người lao động, khả năng thay thế ngày nghỉ và lợi ích hoặc thiệt hại khi nghỉ. Người sử dụng lao động cũng cần xem xét mức độ thiệt hại mà việc nghỉ của nhân viên có thể gây ra cho công ty và liệu có ảnh hưởng đến những người khác hay không.
(b) Thiên tai, sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, cần thiết phải tiếp tục làm việc
Nếu xảy ra thiên tai, sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, và người sử dụng lao động cho rằng cần thiết phải tiếp tục làm việc, người sử dụng lao động có thể yêu cầu người lao động đình chỉ ngày nghỉ đặc biệt. Tuy nhiên, lúc này người sử dụng lao động phải trả thêm lương gấp đôi và bù ngày nghỉ cho người lao động sau đó, đồng thời trong vòng 24 giờ phải báo cáo lý do cho cơ quan quản lý địa phương để xin phê duyệt [20].
(4) Kết luận
Ngày nghỉ đặc biệt là quyền lợi mà Luật Lao động dành cho người lao động, người lao động có quyền tự sắp xếp. Ngay cả khi người sử dụng lao động đối mặt với nhu cầu cấp bách về kinh doanh, vẫn nên thỏa thuận với người lao động để tránh vi phạm pháp luật, tránh nguy cơ bị phạt từ 20,000 đến 1,000,000 TWD [21], đồng thời bị công khai tên công ty và tên người phụ trách [22].
Nếu người lao động đã thông báo trước về kế hoạch nghỉ đặc biệt nhưng vẫn bị làm khó dễ, có thể gọi đến đường dây tư vấn và khiếu nại của Bộ Lao động qua số 1955 hoặc sử dụng hộp thư dân ý của Bộ Lao động hoặc chính quyền thành phố/tỉnh để nộp đơn khiếu nại [23].
